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湖州市人民政府重大行政决策全过程记录和档案管理办法(试行)
发布时间:2019-11-06阅读:字体:【


  第一条 为进一步规范市政府重大行政决策全过程记录、材料归档和档案管理工作,加强决策活动的监督管理,根据《档案法》《重大行政决策程序暂行条例》《机关档案管理规定》《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》《湖州市人民政府重大行政决策程序规定》有关规定,结合我市实际,制定本办法。
  第二条 本办法所称的重大行政决策,是指《重大行政决策程序暂行条例》和《湖州市人民政府重大行政决策程序规定》规定的属于市政府重大行政决策范围的有关事项。
  本办法所称重大行政决策全过程记录和档案管理,是指决策承办单位对重大行政决策制定过程中的决策启动、公众参与、专家论证、风险评估、合法性审查、集体讨论决定以及决策公布、解读全过程通过一定的载体形成记录,按照档案管理规定将记录材料进行归档的一系列相关活动。
  第三条 市政府重大行政决策由决策承办单位统一负责档案归档工作。决策承办单位是指《湖州市人民政府重大行政决策程序规定》第五条规定的重大行政决策草案起草单位。
  第四条 市政府办公室负责对决策承办单位提交市政府的重大行政决策草案进行研究修改和履行市政府集体讨论决定程序以及决策公布、解读的全过程记录、材料归档和档案管理工作。
  市政府办公室会同市档案局统筹协调、指导监督决策承办单位落实重大行政决策全过程记录、材料归档和档案管理工作职责。
  第五条 市司法局负责市政府重大行政决策合法性审查工作并对其出具合法性审查意见进行全过程记录、材料归档和档案管理。
  第六条 决策承办单位和具体承办人负责本单位重大行政决策全过程记录和材料归档工作;其他配合承办机构应当及时收集、整理在参与或者协办有关工作过程中形成的材料,统一移交给决策承办单位归集和保管。
  决策承办单位和档案工作人员负责决策草案归档材料接收、整理、装订、录入、存储、保管和利用档案管理工作,并对本单位所属机构的档案工作进行监督和指导。
  第七条 重大行政决策全过程包括决策启动、调查研究、草案拟订、研究修改和按照有关规定履行程序以及决策公布、解读的完整过程。
  记录工作应当贯穿重大行政决策全过程,始终坚持真实、准确、系统、全面地反映决策事项客观情况,并与决策事项工作进度同步部署、同时实施,确保记录工作的及时性、连贯性、完整性、高效性。
  第八条 市政府常务会议、全体会议、工作会商会、工作专题会形式研究讨论重大行政决策事项时,参加人员、意见建议、分歧问题、会议讨论情况和决定应当如实记录,制作会议纪要、会议录音整理材料一并归档。
  决策承办单位应当建立完善重大行政决策事项登记制度和参与决策人员确认制度,将有关会议的通知、议题、议程、安排、纪要作为实行登记制度的基础材料,将会议纪要决策记录材料的征求意见、审查把关、审定签批环节作为实行决策参与者确认制度的基本要求。
  第九条 重大行政决策全过程记录主要采取收集、整理、制作、保管方式将重大行政决策全过程以文字、图表、音像表现形式并通过书面资料、电子数据载体进行固定和留存,实现全过程留痕和可追溯管理。
  第十条 重大行政决策归档材料主要包括以下方面:
  (一)决策草案的起草说明。
  (二)决策草案涉及市、县级政府(管委会)或者有关单位职责权限的职责划分或者任务分工的依据。
  (三)决策内容的法律和政策依据。
  (四)征求有关单位意见的采纳情况和不采纳理由说明及有关单位复函。
  (五)按照有关要求履行听证、公众参与、专家咨询论证、风险评估程序的规定资料,公众参与反馈意见汇总和处理情况说明。
  (六)本单位法制机构出具的合法性审查意见。
  (七)本单位集体讨论决定的相关材料。
  (八)决策的正式印发、公布、解读文本。
  (九)档案管理法律政策文件规定和责任单位认为需要归档的其他材料。
  第十一条 决策承办单位应当将全过程记录有关材料按照不同决策事项单独立卷保存,并在决策草案办结后次年第一季度向本单位负责档案工作的机构归档;采用办公自动化或者其他业务系统的,应当随办随归。
  归档时交接双方按照有关规范和标准审查归档材料质量,根据归档目录清点核对,并履行签收登记的交接手续。归档材料在完成交接后由本单位负责档案工作的机构承担开展档案管理工作。
  第十二条 决策承办单位应当明确分管档案工作的单位负责人、负责档案工作的机构和档案工作人员,完善档案管理工作流程,建立由分管档案工作的单位负责人、负责档案工作的机构及其他内设机构、下属单位负责人组成的档案工作协调机制,协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。
  第十三条 重大行政决策的全部档案统一由责任单位负责档案工作的机构集中进行科学化、规范化、信息化管理,加强档案的数字化处理。
  第十四条 重大行政决策档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,逐步推进卷件融合管理。
  第十五条 重大行政决策档案材料应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作,根据其载体属性进行存储和保管,采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄,确保实体安全和信息安全。
  涉密重大行政决策档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。
  第十六条 利用重大行政决策档案应当履行查阅手续,进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。
  第十七条 市政府办公室牵头会同市档案局对决策承办单位实施重大行政决策全过程记录、材料归档和档案管理工作进行跟踪、指导和督办,确保决策承办单位落实本办法规定的工作职责。
  第十八条 有关责任单位或者人员违反规定的,按照《中华人民共和国档案法》《重大行政决策程序暂行条例》《机关档案管理规定》有关规定处理。
  第十九条 本办法自发布之日起施行,各区县可参照执行。

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